Proces-verbal de întâlnire - Definiție, Cum se înregistrează, șablon

Minutele întâlnirii sunt note care sunt înregistrate în timpul unei întâlniri. Ele evidențiază problemele cheie care sunt discutate, moțiunile propuse sau votate și activitățile care trebuie întreprinse. Procesele-verbale ale unei întâlniri sunt luate de obicei de către un membru desemnat al grupului. Sarcina lor este de a oferi o evidență exactă a ceea ce sa întâmplat în timpul ședinței.

Proces-verbal de ședință

Pașii implicați în înregistrarea procesului verbal al ședinței

Există cinci pași principali implicați în înregistrarea procesului verbal al unei ședințe. Sunt:

  • Pre-planificare
  • Preluarea de înregistrări
  • Scrierea sau transcrierea procesului verbal
  • Partajarea procesului verbal de întâlnire
  • Depunerea sau stocarea minutelor pentru referință în viitor

Pre-planificare

Dacă o întâlnire este bine planificată în avans, luarea de minute va fi mult mai ușoară. Acestea fiind spuse, președintele CEO Un CEO, prescurtând ca director executiv, este persoana cu cel mai înalt rang dintr-o companie sau organizație. CEO-ul este responsabil pentru succesul general al unei organizații și pentru luarea deciziilor manageriale de nivel superior. Citiți o fișă a postului și secretarul sau înregistratorul de procese verbale ar trebui să lucreze împreună pentru a stabili agenda întâlnirii în prealabil. De exemplu, persoana care înregistrează procesele verbale ar putea colabora cu președintele pentru a elabora un document care va servi drept agendă și va oferi formatul întâlnirii.

Agenda întâlnirii

Dacă nu este posibil ca președintele și secretarul să se întâlnească și să vină cu un proiect, atunci este secretarul să primească o copie a ordinii de zi înainte de începerea ședinței. Agenda întâlnirii va servi drept ghid pentru luarea notelor și pregătirea procesului-verbal. În plus, agenda include și alte detalii, care trebuie incluse în procesul-verbal. Ei includ:

  • Numele tuturor membrilor prezenți - include invitați și vorbitori
  • Documente care pot fi înmânate pe măsură ce ședința progresează, cum ar fi copii ale unei liste de propuneri care urmează să fie votate

Așteptări

Când o persoană este aleasă ca înregistrator de minute, este important pentru ei să știe ce se așteaptă de la ei. Prin urmare, individul ar trebui să se adreseze președintelui comitetului și să întrebe care va fi rolul lor în ședință. De exemplu, dacă reuniunea va implica propunerea de propuneri Votarea prin procură Un vot prin procură este o delegare a autorității de vot către un reprezentant în numele titularului votului inițial. Partidul care primește autoritatea de a vota este cunoscut sub numele de împuternicit și titularul votului inițial este cunoscut sub numele de director. Conceptul este important pe piețele financiare și în special în cazul companiilor publice, membrul desemnat ar trebui să se întrebe dacă ar trebui să includă numele celor care propun moțiuni și cei detașați.

Ce să includeți în procesul-verbal al ședinței

Înainte de a înregistra orice detalii, un înregistrator de minute desemnat ar trebui să se familiarizeze cu tipul de informații pe care ar trebui să le înregistreze. Un grup poate folosi un anumit format pentru a înregistra note, dar, în general, procesele verbale ale unei întâlniri includ de obicei următoarele detalii:

  • Data și ora întâlnirii
  • Numele participanților, precum și ale participanților absenți
  • Acceptarea sau modificările aduse procesului-verbal al ședinței anterioare
  • Deciziile luate cu privire la fiecare punct de pe ordinea de zi, cum ar fi:
    • Activități întreprinse sau convenite
    • Pasii urmatori
    • Rezultatele alegerilor Votul direct Votul direct, cunoscut sub denumirea de vot statutar, este un sistem de vot corporativ care poate fi utilizat pentru alegerea directorilor sau pentru votarea unor chestiuni importante
    • Propuneri acceptate sau respinse
    • Afacere noua
    • Data și ora următoarei întâlniri

Procesul de redactare a proceselor-verbale ale întâlnirii

Când se termină întâlnirea, persoana însărcinată cu redactarea proceselor verbale ar trebui să obțină toate resursele de care are nevoie pentru a redacta procesele verbale într-un mod clar și prezentabil. Iată câteva sfaturi de luat în considerare:

  • După încheierea întâlnirii, nu luați prea mult timp pentru a scrie procesul-verbal. În acest fel, tot ceea ce a avut loc în cadrul întâlnirii este încă proaspăt în mintea ta.
  • Examinați schema care a fost creată mai devreme și efectuați ajustări acolo unde este necesar. Aceasta ar putea include adăugarea de informații suplimentare sau clarificarea unora dintre problemele ridicate. De asemenea, verificați dacă toate verdictele, activitățile și mișcările au fost înregistrate clar.
  • Revizuiți procesul-verbal și asigurați-vă că sunt scurte, dar clare.

Distribuirea procesului verbal al ședinței

Odată ce secretarul finalizează redactarea procesului-verbal, el ar trebui să le împărtășească membrilor grupului. Pot fi partajate online sau prin cloud. Având în vedere că minutele și alte tipuri de documente pot implica o mulțime de documente, poate fi preferabil să se utilizeze o abordare de partajare fără hârtie.

De exemplu, dacă înregistratorul de minute documenta minutele folosind Microsoft Word, care nu oferă partajare online, atunci ar putea lua în considerare utilizarea documentelor Google, care oferă o modalitate de partajare a documentelor online cu alți utilizatori.

Înregistratorul ar trebui, de asemenea, să salveze o copie a procesului-verbal al ședinței pentru referință ulterioară. Majoritatea companiilor își stochează minutele online - fie în Google Docs, fie în OneDrive.

Cheie de luat

Minutele întâlnirii sunt importante, deoarece sunt utilizate pentru a documenta problemele cheie ridicate în timpul unei întâlniri. De exemplu, minutele eficiente pot enunța abordările care au fost propuse pentru a rezolva o anumită problemă și principalul motiv pentru care membrii aleg o metodă în locul celeilalte.

Procesul verbal al ședinței poate fi înregistrat manual sau pe un dispozitiv electronic, cum ar fi un laptop sau iPad. După întâlnire, reportofonul revizuiește procesul-verbal și face modificări acolo unde este necesar. Minutele întâlnirii sunt apoi partajate cu participanții grupului. În afară de distribuție, minutele sunt, de asemenea, salvate pentru referințe viitoare.

Șablon

Șablon proces-verbal

Mai multe resurse

Finance este furnizorul oficial al Analistului de modelare și evaluare financiară (FMVA) ™ Certificare FMVA® Alăturați-vă peste 350.600 de studenți care lucrează pentru companii precum programul de certificare Amazon, JP Morgan și Ferrari, conceput pentru a transforma pe oricine într-un analist financiar de talie mondială.

Pentru a continua să învățați și să vă dezvoltați cunoștințele despre analiza financiară, vă recomandăm cu tărie resursele financiare suplimentare de mai jos:

  • Învățarea în acțiune Învățarea în acțiune Învățarea în acțiune este un proces pentru dezvoltarea soluțiilor creative în abordarea problemelor complexe ale indivizilor, grupurilor de oameni și ale corporațiilor
  • Strategia corporativă Strategia corporativă Strategia corporativă se concentrează pe modul de gestionare a resurselor, risc și rentabilitate într-o firmă, spre deosebire de examinarea avantajelor competitive în strategia de afaceri
  • Abilități de management Abilități de management Abilitățile de management pot fi definite ca anumite atribute sau abilități pe care un executiv ar trebui să le dețină pentru a îndeplini sarcini specifice într-un
  • Vorbirea în public Vorbirea în public Vorbirea în public, numită și oratorie sau orare, este procesul de comunicare a informațiilor către un public în direct. Tipul de informații comunicate este structurat în mod deliberat pentru a informa, convinge și distra. Vorbirea în public excelentă este formată din trei componente: Stil: construit magistral folosind cuvinte pentru a crea

Postări recente