Documente sursă - Prezentare generală și tipuri de documente contabile

De fiecare dată când o afacere este implicată într-o tranzacție financiară, se generează o urmă de hârtie. Această urmă de hârtie este menționată în contabilitate ca document sursă. Indiferent dacă cecurile sunt scrise pentru a fi plătite, vânzările se fac pentru a genera chitanțe, facturile de facturare sunt trimise de furnizori sau orele de lucru sunt înregistrate pe foaia de timp a unui angajat - toate documentele respective sunt documente sursă.

documente sursă

Importanța documentelor sursă

Documentele sursă sunt, în primul rând, importante pentru procesul de contabilitate și contabilitate Teoria contabilității financiare Teoria contabilității financiare explică „de ce” din spatele contabilității - motivele pentru care tranzacțiile sunt raportate în anumite moduri. Acest ghid vă va ajuta să înțelegeți principiile principale din spatele teoriei contabilității financiare, deoarece acestea servesc drept dovezi fizice ale faptului că a avut loc o tranzacție financiară. În prezent, aceste documente nu trebuie neapărat să fie o copie fizică pe hârtie - pot fi o formă electronică de confirmare.

În plus, documentele sursă sunt, de asemenea, esențiale în procesul de audit. Atunci când companiile sunt supuse unui audit, accesul auditorului la o urmă de hârtie clară și accesibilă a tuturor tranzacțiilor sporește legitimitatea generală și independența auditului. Pentru a reafirma exactitatea soldurilor companiei în conturile individuale, auditorii au nevoie de acces complet la toate documentele. În general, pentru a conduce o afacere mai ușor și pentru a spori transparența, toate documentele sursă ar trebui păstrate și stocate pentru referințe viitoare.

Tipuri comune de documente sursă

În forma sa cea mai simplă, un document sursă conține în general următoarele informații:

  • Data tranzacției
  • Valoarea totală a tranzacției
  • O descriere a tranzacției
  • Una sau mai multe semnături de autorizare

Cele mai frecvente documente sunt:

  • Verificări
  • Facturi
  • Chitanțe
  • Note de credit
  • Fișele de timp ale angajaților
  • Bonuri de depunere
  • Ordine de achiziție

Depozitarea documentelor

Orice informație generată prin intermediul documentelor sursă trebuie înregistrată în mod corespunzător fie în jurnalul companiei, în software-ul contabil, fie în cărțile financiare. După înregistrarea inițială, toate documentele ar trebui păstrate și organizate într-un fișier și introduse într-un sistem, astfel încât să poată fi recuperate în orice moment. De asemenea, este important să faceți o evidență a procedurilor generale de control intern Ghid de audit judiciar Un audit judiciar este un audit detaliat al evidențelor unei companii pentru a fi utilizate într-o instanță de judecată într-o procedură judiciară. Contabili, avocați și profesioniști în domeniul finanțelor sunt toți implicați. Într-un astfel de audit, aceștia vor căuta corupție, conflicte de interese, luare de mită, extorcare, deturnare de active, fraudă financiară, specificând cine din firmă poate accesa și autoriza plăți, ordine și alte tranzacții.

Originalitatea documentelor sursă

În majoritatea timpului, fotocopiile documentelor sursă sunt permise din punct de vedere legal. Potrivit Serviciului de analiză internă al SUA (IRS), atâta timp cât aceste fotocopii sunt reprezentări complete, lizibile și exacte ale documentului original, acestea sunt acceptabile din punct de vedere legal. În mod similar, Agenția canadiană de venituri (CRA) acceptă documentele scanate, atâta timp cât înregistrările sunt produse și păstrate în format hârtie sau stocate într-un format accesibil și lizibil electronic. Deși organizarea și depunerea acestor documente poate fi obositoare, acordarea timpului suplimentar pentru a menține în mod corespunzător o pistă de hârtie și a crea o modalitate ușoară de accesare a acestor documente poate duce la economii imense de timp în viitor și, de asemenea, asigură o transparență mai mare.

Resurse aditionale

Mai jos sunt mai multe resurse financiare gratuite suplimentare pentru a vă ajuta pe calea dvs. de a avansa cariera dvs. financiară.

  • Contabilitatea impozitelor pe profit Contabilitatea impozitelor pe profit Impozitul pe profit și contabilitatea acestuia reprezintă un domeniu cheie al finanțelor corporative. A avea o înțelegere conceptuală a contabilității impozitelor pe venit permite unei companii să își mențină flexibilitatea financiară. Impozitul este un domeniu complicat de navigat și de multe ori îi încurcă chiar și pe cei mai pricepuți analiști financiari.
  • Analiza situațiilor financiare Analiza situațiilor financiare Cum se efectuează analiza situațiilor financiare. Acest ghid vă va învăța să efectuați analiza situației financiare a situației veniturilor, a bilanțului și a situației fluxului de numerar, inclusiv marjele, ratele, creșterea, lichiditatea, efectul de levier, ratele de rentabilitate și profitabilitatea.
  • Teoria contabilității financiare Teoria contabilității financiare Teoria contabilității financiare explică „de ce” din spatele contabilității - motivele pentru care tranzacțiile sunt raportate în anumite moduri. Acest ghid vă va ajuta să înțelegeți principiile principale din spatele teoriei contabilității financiare
  • Costul mărfurilor vândute Contabilitate Ghidurile și resursele noastre contabile sunt ghiduri de auto-studiu pentru a învăța contabilitatea și finanțarea în propriul ritm. Răsfoiți sute de ghiduri și resurse.

Postări recente